会議の前に整理しておきたい5つの質問

会議が長引いたり、結論が出ないまま終わったりする原因の多くは、準備の段階にあります。開始前に次の5つを自分の言葉で書き出してみてください。

1. 今日の会議の目的は何か

「情報共有」「意思決定」「アイデア出し」など、目的を一文で言えるようにします。目的が複数ある場合は、優先順位をつけます。

2. 終了時に何が決まっていれば成功か

ゴールを具体的にしておくと、議論が脇道にそれた際に戻りやすくなります。

3. 事前に共有しておくべき資料は何か

当日の説明時間を減らすため、前日までに読んでもらう資料を決めておきます。

4. 参加者それぞれの役割は何か

司会、記録、意見を出す人など、役割を明確にすると進行が安定します。

5. 決まったことを誰が・いつまでに行うか

会議の最後に担当者と期限を確認し、議事メモとして共有します。

まとめ

準備の工夫は小さなものでも、積み重ねることで会議の質が変わります。まずは次回の会議で、1つだけ試してみてはいかがでしょうか。

本コラムは一般的な情報提供を目的としたもので、特定の成果を保証するものではありません。